Business Case là gì

Business Case là một dụng cụ trong quản lý dự án, nhằm thiết lập các cơ chế đảm bảo dự án vẫn được mong chờ, khả thi và có thể xài được. Như vậy Business Case xuất hiện từ lúc thai nghén dự án, được xem xét thường xuyên thấu quá trình thực thi dự án và được so sánh khi vận hành thành tựu sau dự án. Cụ thể:

Bạn Đang Xem: Business Case là gì

• Một dự án được xem như là đáng mong muốn nếu nó vẫn hứa hứa hẹn là mang lại lợi ích cho một tổ chức, ví như tăng doanh thu hoặc giảm ngân sách hoạt động, vượt xa ngân sách rủi ro của của việc thực hiện nó gây ra.
• Một dự án khả thi là dự án đảm bảo chuyển giao được sản phẩm trong điều kiện kèm theo ràng buộc về ngân sách, thời kì, tài nguyên.
• Một dự án có thể xài được là dự án với kết quả cuối cùng là mọi người dân có thể sử dụng các sản phẩm như dự kiến và đạt được những lợi ích dự đoán.

Business Case giúp nhìn nhận một dự án có đủ lý do tồn tại dưới góc nhìn của kinh doanh hay là không. Nó đảm nói rằng tính mong muốn, khả thi và xài được của dự án luôn luôn được xem xét trong tất cả những quyết định chính được đưa ra về dự án. Ví dụ: liệu có nên khai mạc dự án hay là không, liệu có nên chuyển sang thời đoạn hay là không.

Business case cũng giúp nhóm quản lý dự án quyết định hành động trước các thay đổi hay rủi ro bằng phương pháp phân tích các tác động dưới góc nhìn kinh doanh.

Output, Outcome và Benefit

Output là những thứ mà dự án tạo ra. Ví dụ dự án xây dựng một khách sạn, thiết kế một website hoặc viết một cuốn sách.

Mục tiêu cuối cùng của những dự án không chỉ là tạo output. Góc nhìn kinh doanh luôn muốn dự án được lợi ích cho tổ chức từ những output này. Ví dụ dự án xây một khách sạn trống không thì không có lợi ích gì với chủ góp vốn đầu tư.

Thử thách ở trong phần: lợi ích thường xẩy ra một thời kì sau khoản thời gian dự án kết thúc. Do đó, PRINCE2 giới thiệu một bước tạm thời được gọi là Outcome. Outcome là kết quả của việc thay đổi bắt nguồn từ việc sử dụng các output của dự án. Nếu như bạn xây dựng một khách sạn, kết quả là khả năng bán phòng ở khách sạn mới. Đọc bài Outcome là gì, ứng dụng trong đặt mục tiêu và lập kế hoạch để làm rõ hơn.

Benefit là lợi ích có thể tính toán được từ Outcome. Ví dụ khách sạn mới (output) ở trên, việc bán phòng (outcome) giúp tăng doanh thu lên 20% (lợi ích).

Thỉnh thoảng, một dự án có thể tạo ra hậu quả tiêu cực (Dis-Benefit). Ví dụ, dự án thống nhất hai phòng ban để sở hữu benefit giảm ngân sách nhưng hậu quả (Dis-Benefit) là ý thức của viên chức sẽ giảm.

Đừng nhầm lẫn giữa hậu quả (Dis-Benefit) và rủi ro (Risk). Rủi ro thì không chắc xẩy ra, còn Dis-Benefit là vững chắc.

Business Case trong môi trường xung quanh phi kinh doanh

Có những Business Case không lấy tiền làm động lực. Ví dụ các dự án về tập huấn, phát triển con người. Thắc mắc là: làm thế nào để tính toán một dự án thành công? Lời giải đáp là hãy so sánh các số liệu thành công khác nhau. Ví dụ số lượng thành viên tham gia khóa tập huấn và sau đó so sánh một dự án khác đã đạt được mục tiêu này với ngân sách lơn hơn. Ví dụ: một website trị giá 100.000 đô la được 100 thành viên đăng ký học thì không tốt so với một hội thảo chiến lược 10.000 đô la có đăng ký 1.000 thành viên.

Hoạt động xoay quanh Business Case

Develop – Phát triển: dự đoán về lợi ích mà dự án sẽ mang lại với ngân sách, thời kì và rủi ro hợp lý.

Xem Thêm : Baidu là gì? Hướng dẫn 8 chức năng cơ bản nhất của Baidu

Verify – Xác minh: Trong suốt dự án, Business Case được xem xét để xem dự án có còn đáng giá hay là không. Địa thế căn cứ dựa trên nhìn nhận, lợi ích dự đoán có còn xứng danh ngân sách ước tính, thời kì và rủi ro của cho việc thực hiện dự án hay là không.

Maintain – Duy trì: Khi dự án tiến triển thì ngân sách có thể tăng, đối thủ cạnh tranh mới có thể tham gia thị trường hoặc công việc có thể bị quá tải. Tất cả những thay đổi này còn có thể có tác động đến Business Case. Do đó Business Case cần phải được update thường xuyên.

Confirm – Xác nhận: xác định xem những benefit đã đạt được như dự đoán chưa. Ví dụ: trong dự án xây dựng khách sạn, liệu nó có đạt được mục tiêu doanh thu như dự đoán không? Xác nhận Business Case thường diễn ra sau dự án.

Nội dung trong Business Case

‍Executive Summary: một bản tóm tắt cấp cao về nội dung của Bisiness Case. Điều này giúp các bên liên quan của dự án đã chiếm lĩnh cái nìn tổng quát.

Reason: Phần này giảng giải tiền đề cho việc ra đời của dự án, để giải quyết và xử lý thử thách hoặc thời cơ. Cần phân biệt Reason và Benefit, mặc dù Reason cuối cùng là lợi nhuận. Ví dụ trong dự án xây khách sạn, Reason có thể là vì chiến lược mở rộng thị trường, hoặc sự phát triển du lịch của địa phương.

Business Option: Để đáp ứng thử thách và thời cơ trong Reason, có vô số cách giải quyết và xử lý khác nhau. Ví dụ để tăng trưởng doanh thu chúng ta cũng có thể xây dựng website bán sản phẩm hoặc mở thêm cửa hàng. Cần lưu ý tránh nhập lẫn Business Option khác với các phương pháp tiếp cận để thực hiện dự án. Ví dụ với dự án xây dựng kênh bán sản phẩm trực tuyến Website, có thể mua Website sẵn có hoặc thuê ngoài để xây dựng Website mới. Không làm gì rồi cũng là một Business Option nên được đưa vào để so sánh.

Expected Benefit: là mục tiêu cuối cùng của dự án. Tất cả những lợi ích nên được tính toán đo khách quan, ví dụ doanh thu, ngân sách tiết kiệm ngân sách và chi phí được, thị trường.

Expected Dis-Benefit: ước tính hậu quả xẩy ra khi thực hiện dự án. Hậu quả là điều vững chắc xẩy ra, tác động đến ai hoặc cái gì đó theo khunh hướng xấu. Ví dụ: góp vốn đầu tư một dự án lớn hút hết tiền ngân sách để trang trải cho những hoạt động sinh hoạt khác của doanh nghiệp.

Timescale: Dự án sẽ chạy trong khoảng tầm thời kì nào? Khi nào thì lợi ích của dự án sẽ xẩy ra? Trong thời kì nào những lợi ích từ dự án này sẽ tiến hành theo dõi? Về mặt lý thuyết, chúng ta cũng có thể theo dõi các lợi ích trong toàn bộ thời kì hoạt động sau khoản thời gian dự án hoàn thành, nhưng có thể hợp lý hơn nếu chỉ theo dõi chúng trong vài năm tiếp theo khi đã thu hồi vốn góp vốn đầu tư.

Cost: ngân sách của dự án và ngân sách vận hành để vận hành output của dự án, cũng như nguồn ngân sách cho dự án. Ví dụ một khách sạn được ước tính trị giá 150 triệu đô la để xây dựng. giá cả hoạt động thường niên của khách sạn trong 3 năm trước nhất được ước tính là 20 triệu đô la mỗi năm. Dự án sẽ tiến hành tài trợ bởi ngân sách từ quỹ góp vốn đầu tư của doanh nghiệp.

Major Risk: Bất kỳ dự án nào thì cũng ẩn chứa đầy rủi ro. Nhóm dự án cần xét về khả năng và tác động của những rủi ro đó và mô tả về phong thái nhóm dự án dự kiến ứng phó để giảm tác động của chúng so với dự án.

Ví dụ về Business Case

Giả thiết bạn muốn mua một chiếc oto.

Xem Thêm : Giấc mơ Mỹ (American Dream) là gì? Những điều cần biết về giấc mơ Mỹ

Executive Summary: Mua một chiếc oto để che mưa nắng đi lại cho tiện.

Reason: chán cảnh đi xe máy chở đồ lốc thốc lắm rồi.

Business Option: 2 options khác là: không làm gì cả hoặc thuê Grab.

Expected Benefit: Output là xe hơi, outcome là được ngồi xe đi lại không mưa nắng. Vì bạn không kinh doanh cho thuê xe hoặc lái taxi, nên lợi ích chỗ này đặc biệt quan trọng không quy ra được số, vì vậy nếu so sánh với Option Grab là một cách nhìn nhận lợi ích tốt.

Expected Dis-Benefit: Các bạn sẽ phải ước tính các thiệt hại hiển nhiên như tiền xăng, tiền bảo trì xe thường niên, tiền nộp phạt vi phạm liên lạc.

Timescale: Xét trong 5 năm khai thác hết giá trị của xe. Sau đó coi như bỏ, không dùng hay bán không đáng kể.

Cost: Các bạn sẽ cần đưa các ước tính ngân sách cho những options khác nhau, điều này đặc biệt quan trọng có ý nghĩa giúp ra quyết định Business Options nào được chọn.

Rủi ro: Các bạn sẽ cần ước tính rủi ro cho từng options: rủi ro do Grab tăng giá, rủi ro tai nạn thương tâm xe cộ, …

Vậy các bạn sẽ có bản phân tích Business Case cho 2 Options như sau:

Nếu dựa trên các giả thiết về số năm sử dụng và số km trung bình mỗi năm, các bạn sẽ thấy rằng chọn Option 1 – Thuê Grab sẽ sở hữu được Benefit tốt hơn.

Giả thiết bạn ước tính cho nhu cầu đi lại nhiều hơn tình huống trên, các bạn sẽ phân tích lại Business Case như hình dưới và thấy rằng Option 2 mua xe hơi Benefit hơn.

Business Case là một dụng cụ sử dụng trong quản lý dự án, nhằm thiết lập các cơ chế đảm bảo dự án vẫn được mong chờ, khả thi và có thể xài được. Như vậy Business Case xuất hiện từ lúc thai nghén dự án, được xem xét thường xuyên thấu quá trình thực thi dự án và được so sánh khi vận hành thành tựu sau dự án.