1/ Sổ Bảo hiểm xã hội là gì?
Khoản 1 Điều 96 Luật BHXH năm 2014 đã nêu rõ:
1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng những cơ chế bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết và xử lý những cơ chế bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
Từ đó, sổ BHXH là loại sổ dùng làm ghi chép quy trình đóng, hưởng những cơ chế BHXH. Đó cũng là địa thế căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết và xử lý cơ chế cho những người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời hạn thao tác, quy trình đóng và hưởng BHXH.
2/ Mỗi người lao động tham gia được cấp mấy sổ BHXH?
Địa thế căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ tiến hành cấp và tự quản lý và vận hành sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang rất được tiến hành theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH.
Theo Quyết định này, một trong những nội dung được in ngay trên trang 04 của sổ BHXH đó là:
3. Người tham gia được cấp và bảo vệ một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý và vận hành sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng cơ chế hưu trí, tử tuất.
Từ đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Song song mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá thể duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
3/ Sổ BHXH do ai giữ và bảo vệ?
Hiện nay, theo quy định của Luật BHXH năm 2014, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo vệ sổ BHXH mình. Nội dung này được ghi nhận rõ ràng tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014 như sau:
Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý và vận hành sổ bảo hiểm xã hội.
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo vệ sổ bảo hiểm xã hội.
Tuy vậy người lao động được trực tiếp cầm sổ BHXH nhưng trên thực tiễn, do lo ngại về việc thất lạc trong quy trình tự mình bảo vệ nên hiện nay hầu như sổ BHXH đều do người tiêu dùng lao động giữ.
Sổ Bảo hiểm xã mội – Những thông tin cần phải biết (Hình ảnh minh họa)
4/ Cách đăng ký để được cấp sổ BHXH
Theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH được cấp cho những người tham gia. Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:
* Về hồ sơ đăng ký:
– So với người lao động: Nộp cho những người tận dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm:
+ Tờ khai tham gia, thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS);
+ Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế lơn hơn thì bổ sung cập nhật Sách vở chứng tỏ (nếu có).
– So với người tiêu dùng lao động: Tập hợp hồ sơ từ người lao động cùng những sách vở:
+ Tờ khai đơn vị tham gia, thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);
+ List lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn đáng tiếc lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
* Về trình tự tiến hành:
– Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH theo một trong những hình thức: Thanh toán giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Lưu ý: Trụ sở của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa phận nơi cấp giấy phép marketing cho Trụ sở.
– Sau 05 ngày Tính từ lúc ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho những người lao động.
Xem cụ thể thủ tục đăng ký BHXH lần đầu tại đây.
5/ Sổ BHXH được cấp lại khi nào?
Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định rõ ràng những trường hợp cấp lại sổ BHXH, bao gồm tất cả:
2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) những trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời hạn đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH những trường hợp: sai nam nữ, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH những trường hợp: mất, hỏng.
Từ đó, người lao động khi bị mất, hỏng sổ BHXH, hay thay đổi những thông tin về số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời hạn đóng BHTN chưa hưởng; nam nữ, quốc tịch thì sẽ tiến hành cấp lại sổ BHXH.
Còn với những thay đổi khác, người lao động chỉ việc làm thủ tục thay đổi thông tin sổ BHXH tại cơ quan BHXH.
Xem thêm: 3 trường hợp được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
6/ Thủ tục cấp lại sổ BHXH tiên tiến nhất
Địa thế căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021, việc cấp lại sổ BHXH được tiến hành như sau:
– Hồ sơ cần sẵn sàng:
Người lao động cần sẵn sàng 01 bộ hồ sơ gồm:
+ Tờ khai tham gia, thay đổi thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
+ Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ CCCD/CMND/hộ chiếu.
– Nơi nộp:
+ Người lao động đang thao tác: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang thao tác hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
Đơn vị tận dụng lao động phải sẵn sàng thêm những sách vở sau:
+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ thay đổi thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin thay đổi là đúng với hồ sơ quản lý và vận hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. So với người đang bảo lưu thời hạn đóng BHXH thì không phải xác nhận;
+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Tiếp sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh/huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công những cấp.
– Thủ tục tiến hành:
Bước 1: Sẵn sàng hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị tận dụng lao động hoặc cơ quan BHXH
+ Người lao động: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC những cấp hoặc trải qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thanh toán giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
+ Người tiêu dùng lao động: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trải qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thanh toán giao dịch điện tử.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết và xử lý theo quy định.
Thời hạn giải quyết và xử lý: Không thực sự 10 ngày Tính từ lúc ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Nhận sổ BHXH.
Thủ tục đổi sổ BHXH tiên tiến nhất (Hình ảnh minh họa)
7/ Thủ tục thay đổi thông tin sổ BHXH
Nếu người lao động có thay đổi về thông tin trên sổ BHXH nhưng không thuộc những trường hợp phải cấp lại sổ BHXH thì nên cần tiến hành thủ tục sau:
Bước 1: Lập Tờ khai tham gia, thay đổi thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)
Bước 2: Nộp cho cơ quan BHXH
Tại đây cơ quan BHXH sẽ tự động hóa update và thay đổi thông tin trong cơ sở tài liệu về BHXH của người lao động.
Xem thêm: Thủ tục thay đổi thông tin sổ bảo hiểm xã hội tiên tiến nhất
8/ Trường hợp có nhiều sổ BHXH, phải làm gì?
Khi người lao động có nhiều sổ BHXH sẽ xẩy ra những trường hợp sau:
* Nhiều sổ BHXH có thời hạn đóng trùng nhau
Địa thế căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ tiến hành hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.
Song song theo tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời hạn đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm tất cả cả số tiền người lao động và người tiêu dùng lao động đã đóng.
Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, người lao động phải tiến hành việc gộp sổ BHXH theo quy định.
* Nhiều sổ BHXH có thời hạn đóng không trùng nhau
Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ:
Một người dân có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời hạn đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả những sổ BHXH, hoàn hảo lại cơ sở tài liệu, in thời hạn đóng, hưởng BHXH, BHTN của những sổ BHXH vào sổ mới.
Từ đó, người lao động có nhiều sổ BHXH có thời hạn đóng không trùng nhau sẽ được gộp quy trình đóng của những sổ BHXH lại với nhau. Song song, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi những sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho những người lao động.
Xem thêm: Phải làm gì khi người lao động có 2 sổ BHXH trở lên?
9/ Thủ tục gộp sổ Bảo hiểm xã hội
* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời hạn đóng trùng nhau
– Hồ sơ cần sẵn sàng:
+ Tờ khai tham gia, thay đổi thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
+ Những sổ BHXH.
– Nơi nộp: Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý và vận hành hoặc trú ngụ.
– Thời hạn giải quyết và xử lý:
+ Không thực sự 10 ngày Tính từ lúc ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
– Lệ phí: Không.
– Thành phẩm:
+ Sổ BHXH.
+ Tiền hoàn trả thời hạn đóng trùng BHXH, BHTN.
+ Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời hạn đóng không trùng nhau
– Hồ sơ cần sẵn sàng:
+ Tờ khai tham gia, thay đổi thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).
+ Những sổ BHXH yêu cầu gộp (nếu có).
– Nơi nộp:
+ Đơn vị tận dụng lao động.
+ Cơ quan BHXH tỉnh/huyện trực tiếp thu.
– Thời hạn giải quyết và xử lý:
+ Không thực sự 10 ngày Tính từ lúc ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
+ Không thực sự 45 ngày: Trường hợp phải xác minh quy trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời hạn thao tác và phải có văn bạn dạng thông tin.
– Lệ phí: Không.
– Thành phẩm: Người lao động được cấp sổ BHXH mới, gộp quy trình đóng BHXH của những sổ BHXH trên cơ sở tài liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
Địa thế căn cứ: Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021.
Xem thêm…
10/ Người lao động đã đạt tự chốt sổ BHXH?
Điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019 đã nêu rõ trách nhiệm của người tiêu dùng lao động khi chấm hết hợp đồng lao động như sau:
Thực hiện thủ tục xác nhận thời hạn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bạn dạng chính sách vở khác nếu người tiêu dùng lao động đã giữ của người lao động;
Hình như, khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 cũng quy định:
5. Phối phù hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho những người lao động, xác nhận thời hạn đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm hết hợp đồng lao động, hợp đồng thao tác hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Từ những địa thế căn cứ trên, hoàn toàn có thể thấy, trách nhiệm chốt sổ BHXH sẽ do người tiêu dùng lao động tiến hành, song song có sự phối hợp của cơ quan BHXH. Vì vậy, người lao động không thể tự mình chốt sổ BHXH khi nghỉ việc.
Xem thêm: Người lao động nghỉ ngang đã đạt tự chốt sổ BHXH?
Trên đó là những thông tin quan trọng liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội mà mọi người lao động cần quan tâm. Nếu còn vấn đề vướng mắc, người đọc vui lòng liên hệ: 1900.6192 để được tương trợ.
>> 5 vướng mắc thường gặp về sổ Bảo hiểm xã hội
>> Hướng dẫn cách tra cứu bảo hiểm xã hội nhanh và chuẩn chỉnh xác nhất
>> Xem thêm những Video tiên tiến nhất về nghành nghề dịch vụ bảo hiểm tại đây.
