Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) là gì?

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM) hiển thị những nguồn lực dự án được gán cho từng gói công việc hoặc sinh hoạt. Ma trận gán trách nhiệm được tận dụng để minh họa những kết nối giữa những gói công việc hoặc những sinh hoạt và những thành viên trong nhóm dự án. Trên những dự án to hơn, RAM rất có thể được phát triển ở nhiều Lever không giống nhau. Ví dụ: RAM cấp cao rất có thể xác định trách nhiệm của đội dự án, nhóm hoặc đơn vị tương ứng với mỗi cấu phần của WBS (gói công việc). RAM thấp cấp hơn được tận dụng trong nhóm để chỉ định vai trò, trách nhiệm và cấp thẩm quyền cho những sinh hoạt rõ ràng. Định dạng ma trận hiển thị tất cả những sinh hoạt liên quan đến một người và toàn bộ những người dân được liên kết với một sinh hoạt. Điều này cũng đảm nói rằng chỉ có một người chịu trách nhiệm giải trình (accountable) cho ngẫu nhiên một nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm ở đầu cuối hoặc có thẩm quyền cho công việc.

Ma trận RACI (RACI matrix) là gì?

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM). RACI là viết tắt của 4 chữ:

– R – Responsible: trách nhiệm thực thi. Đó là người/nhóm đóng vai trò thực thi gói công việc hoặc sinh hoạt nhằm mục đích khỏe mạnh gói công việc/sinh hoạt này được thực hiện. Phải luôn luôn có ít nhất 1 người/nhóm thực thi gói công việc/sinh hoạt thì gói công việc/sinh hoạt đó mới có kết thực hiện (nếu không hề có ai chịu trách nhiệm triển khai công việc thì công việc đó sẽ không còn thể thực hiện!). So với những gói công việc/sinh hoạt lớn yên cầu cần nhiều người/nhóm thực thi thì rất có thể gán nhiều người/nhóm ở vai trò R – trách nhiệm thực thi cho gói công việc/sinh hoạt đó. Do đó một gói công việc/sinh hoạt ngẫu nhiên sẽ luôn luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi.

– A – Accountable: trách nhiệm giải trình. Đó là người chịu trách nhiệm ở đầu cuối so với việc thực hiện gói công việc/sinh hoạt. Thường đấy là cấp trên của người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi và chịu trách nhiệm ở đầu cuối cho việc thành công hay thất bại của gói công việc/sinh hoạt đó. Mặc dù gói công việc/sinh hoạt này được thực hiện bởi người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi ngẫu nhiên và đạt thành quả tốt hay xấu thì người chịu trách nhiệm giải trình sẽ chịu trách nhiệm ở đầu cuối. Nếu một gói công việc/sinh hoạt mà không hề có người chịu trách nhiệm giải trình thì có rủi ro rất rộng là gói công việc/sinh hoạt đó thất bại, không thực hiện đúng tiềm năng. Nếu có từ 2 người trở lên chịu trách nhiệm giải trình cho một gói công việc/sinh hoạt thì cũng có thể có rủi ro lớn là gói công việc/sinh hoạt này sẽ thất bại do việc không phân định rõ trách nhiệm và do việc đùn đẩy lẫn nhau. Do đó luôn luôn chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm giải trình cho ngẫu nhiên một gói công việc/sinh hoạt!

– C – Consult: tham vấn. Đó là những cá thể, tổ chức được tham vấn, hỏi ý kiến để thực thi một gói công việc/sinh hoạt. Người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi cần tham vấn ý kiến, tham vấn Chuyên Viên so với những cá thể/tổ chức có vai trò C để rất có thể thực thi một gói công việc/hành vi.

– I – Inform: thông tin. Đó là những cá thể, tổ chức mà rất cần phải thông tin thông tin về một gói công việc/sinh hoạt. Những thông tin về tiến độ, ngân sách, quality, nguồn lực, … sẽ tiến hành người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi thông tin đến những bên liên quan I để những bên liên quan này nắm thông tin về gói công việc/sinh hoạt đó.

Biểu đồ mẫu RACI ra sao?

Biểu đồ mẫu RACI thường có dạng:

• Cột bên trái là list những gói công việc/sinh hoạt
• Hàng ngang trên cùng là list những nguồn lực bao gồm tất cả những cá thể, nhóm, tổ chức liên quan
• Vai trò R, A, C, I sẽ tiến hành gán giữa những gói công việc/sinh hoạt với những nguồn lực tương ứng.

Giám đốc dự án rất có thể chọn những tùy chọn khác, ví như vai trò “Lead” (Lãnh đạo) hoặc “Resource” (Nguồn lực) tùy vào sự phù phù hợp với một dự án rõ ràng. Biểu đồ RACI là một dụng cụ hữu ích được tận dụng để khỏe mạnh phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm khi nhóm bao gồm tất cả những nguồn lực phía bên trong và phía bên ngoài.

Lấy ví dụ ở bảng trên và Sinh hoạt CC thì cách đọc là:

– Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi công việc sinh hoạt CC [Responsible];

– Để triển khai được công việc này thì Ms Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và Mr Khang (rất có thể đấy là 2 người dân có kỹ năng tay nghề hoặc có ý kiến quan trọng) [Consult];

– Hiệu suất, thành quả hoặc thông tin về công việc này sẽ tiến hành Ms Lan thông tin cho Ms An [Inform];

– Người chịu tránh nhiệm ở đầu cuối so với Sinh hoạt CC là Mr Trọng [Accountable]

Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý và vận hành dự án

Bước 1. Xác định list những gói công việc/sinh hoạt

List những gói công việc/sinh hoạt này còn có được nhờ kỹ thuật Chia tách (decomposition) để phân rã giao phẩm dự án (deliverables) thành những gói công việc nhỏ nhất, và phân rã tiếp tục cho tới list những sinh hoạt trong dự án. Liệt kê list toàn bộ gói công việc/sinh hoạt này vào cột bên trái.

Bước 2. Xác định list những nguồn lực bao gồm tất cả những cá thể, nhóm, tổ chức liên quan

Những nguồn lực của dự án rất có thể bao gồm tất cả nhưng không giới hạn là giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc tác dụng, những viên chức phía bên trong tổ chức/tổ chức và những bên liên quan. Liệt kê list những nguồn lực này vào hàng trên cùng.

Bước 3. Phân công trách nhiệm

Giám đốc dự án cùng với nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng phương pháp gán R (trách nhiệm thực thi), A (trách nhiệm giải trình), C (tham vấn), I (thông tin) giữa những gói công việc/sinh hoạt với những nguồn lực tương ứng.

Bước 4. Thanh tra rà soát

Để khỏe mạnh một gói công việc/sinh hoạt ngẫu nhiên luôn luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm giải trình, và luôn luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực thi

Bước 5. Thống nhất với những bên liên quan quan trọng

Thống nhất với giám đốc tác dụng trong cấu trúc ma trận nếu muốn tận dụng nguồn lực của phòng ban này. Việc này nhằm mục đích khỏe mạnh đã chiếm sự đồng thuận của những bên liên quan nhằm mục đích giúp gói công việc/sinh hoạt rất có thể được triển khai đúng tiến độ, quality và đạt tiềm năng.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP

Vai trò của Giám đốc tác dụng trong quản lý và vận hành dự án – Role of the Functional Manager

Team charter (Điều lệ nhóm) là gì?

So sánh giữa Project team và Project management team