Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp trên thế giới vận dụng tại nơi thao tác và đang dần phổ quát tại Việt Nam bởi khả năng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất thao tác cũng như giảm lãng phí ngân sách. 5S thành công và tiền phong tại Nhật Bản, phương pháp này tạo ra một môi trường xung quanh thật sạch, ngăn nắp, xử lý công việc có mạng lưới hệ thống hơn.

Vậy, quy tắc 5S là gì? Nội dung bài viết về sau của LPTech sẽ cung cấp những thông tin cụ thể và rõ ràng hơn mô hình này cũng như thực hiện quy trình 5S làm thế nào hiệu quả trong doanh nghiệp.

5S là gì?

5S là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường xung quanh thao tác có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đây là một mạng lưới hệ thống tổ chức không gian thao tác thật sạch, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả.

Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp ở các quốc gia trên thế giới vận dụng gồm có cả Việt Nam. Phương pháp này là viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật đó là Seiri (ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Thật sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật).

Mỗi một chữ S sẽ thay mặt cho một bước của quy trình sau đây:

1. Sàng lọc – Sort: bạn cần phải xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cấp thiết, không liên quan. Bạn chỉ giữ lại những thứ bạn xem là thực sự cấp thiết trong khu vực thao tác. Đây là bước trước tiên trong phương pháp 5S cũng là bước được tiến hành thường xuyên và theo định kỳ.
2. Sắp xếp – Set in order: sau khoản thời gian sàng lọc những thứ không cấp thiết, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tổ chức, sắp xếp lại những vật dụng sao cho dễ tìm, thường trông thấy, thuận tiện khi cần sử dụng. Đây là bước bắt buộc và cần các member tuân thủ.
3. Thật sạch sẽ – Shine: đây là công việc phải thực hiện thường xuyên mà thường hay bị bỏ qua. Tất cả mọi người cần vệ sinh, lau chùi, thu dọn mọi thứ gây bẩn tại nơi thao tác nhằm tạo ra một môi trường xung quanh thật sạch, thoải mái khi thao tác. Song song các thiết bị, máy móc được vận hành tốt.
4. Săn sóc – Standardize: Để đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên được thực hiện liên tục thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt động sinh hoạt sàng lọc, sắp xếp, thật sạch thường xuyên có sự liên tục. Quản lý có thể lên kế hoạch rõ ràng, nêu rõ phạm vi trách nghiệm 3S, tần suất và phương pháp thực hiện 3S của mỗi công viên chức.
5. Sẵn sàng – Sustain: là thói quen tự giác, duy trì nền nếp, tác phong, tuân thủ quy định tại nơi thao tác tại mức tốt nhất để khai mạc vào các hoạt động sinh hoạt kinh doanh của tổ chức, tăng năng suất thao tác.

Vì sao phương pháp 5S ngày càng được vận dụng rộng rãi

Phương pháp 5S trở thành phổ quát cũng bởi vì nó tương thích với mọi ngành nghề, dịch vụ. Với phương pháp dễ thực hiện và đem lại hiệu quả cao, 5S còn đáp ứng sự hài lòng của bất kì ai về một môi trường xung quanh thật sạch, ngăn nắp. Bởi vậy, không ngạc nhiên khi kaizen 5S trở thành phương pháp phổ quát vận dụng trọng mọi doanh nghiệp hiện nay.

Thông thường, người Việt không có thói quen chọn lựa những đồ cấp thiết, sắp xếp đồ đoàn ngăn nắp. Chính vì điều này đã tạo ra thói quen không tốt, làm không gian sinh hoạt và thao tác trở thành lộn xộn. Phương pháp còn hỗ trợ tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:

1. Cải thiện môi trường xung quanh thao tác trở thành thật sạch, tạo không gian thoải mái để thao tác.
2. Nâng cao hiệu suất thao tác hiệu quả.
3. Khi tìm kiếm đồ đoàn cũng tiết kiệm ngân sách thời kì hơn.
4. Tạo nhập cuộc để mọi viên chức được thao tác trong môi trường xung quanh thật sạch.
5. Quá trình hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
6. Tránh lãng phí sản phẩm & hàng hóa, trang thiết bị và giúp viên chức có thói quen nền nếp khi thao tác.
7. Đơn vị xây dựng được hình ảnh tốt đẹp hơn.

Vận dụng thực hiện 5S tại nơi thao tác đóng góp cho những yếu tố PQCDSM:

1. Productivity: giúp cải tiến năng suất.
2. Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ sản phẩm.
3. Cost: Giảm ngân sách sinh sản.
4. Delivery: Giao hàng đúng thời khắc.
5. Safety: Đảm bảo an toàn cho viên chức.
6. Morale: Nâng cao ý thức thao tác của tất cả những thành viên trong tổ chức.

Một số tổ chức hiện nay đang xây dựng mạng lưới hệ thống Quản trị chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên thực hiện Kaizen 5S là điều vô cùng cấp thiết. 5S giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách ngân sách và cải tiến môi trường xung quanh thao tác hiệu quả hơn.

Các phương tiện tương trợ quản lý quy trình 5S

Lợi ích mà mô hình 5S là cải thiện không gian thao tác thật sạch hơn, tăng hiệu quả công việc. Trong quá trình thực hiện 5S sẽ sở hữu được sự xuất hiện của nhiều phương tiện tương trợ để triển khai được tốt hơn đó là:

1. Băng khắc ghi sàn: được sử dụng để phát họa, khắc ghi những vị trí đặt thiết bị hoặc chỗ có nên tránh. Ngoài ra, băng này còn có thể sử dụng với kệ, bàn thao tác, các mặt bằng khác
2. Nhãn và tín hiệu: được sử dụng cho việc truyền tải thông tin cấp thiết tới các thành viên khác biết được trong ngăn kéo chứa gì, đồ vật cất ở đâu, không nên đụng đến những đâu,… có thể sử dụng văn bảng với những sắc tố và biểu tượng để truyền đạt.

Quy trình 5S thực hiện ra sao?

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất kì nơi nào có hoạt động như doanh nghiệp, nhà xưởng,… để hình thành nền nếp thật sạch, tiện lợi, tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Quy trình thực hiện Kaizen 5S sẽ tiến hành thực hiện như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị sẵn sàng

Để triển khai mô hình hiệu quả vững chắc doanh nghiệp cần sẵn sàng và lên kế hoạch cụ thể. Việc trước tiên cần sẵn sàng nhất là nhân sự chịu trách nhiệm về 5S gồm: trưởng phòng ban, phó phòng ban, thư ký và phụ trách ảnh. Phòng ban này sẽ sở hữu được nhiệm vụ truyền đạt đến những phòng ban khác, giám sát, huấn luyện, nhận định và đánh giá quy trình.

Bước 2 – Phát động Khóa học 5S

Quy trình 5S cần được mọi viên chức trong tổ chức nắm rõ và tham gia thực hiện đúng. Tuyên truyền chính sách đến viên chức thông qua hình ảnh, biểu ngữ xuất hiện khắp nơi tại tổ chức sẽ dễ tiếp cận với họ hơn. Nếu tổ chức chưa xuất hiện kinh nghiệm triển khai thì có thể mời các Chuyên Viên để phổ quát cho tất cả viên chức.

Bước 3 – Vệ sinh khu vực

Tiến hành phân chia vệ sinh theo từng nhóm viên chức cho từng khu vực cụ thể và kiểm tra việc thực hiện lẫn nhau. Tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi nổi và cho mọi người dân có thời cơ thi đua. Chỉ có như vậy, không khí mới thoải mái và truyền ý thức tốt nhất cho mọi người. Nhất là mỗi member đều tham gia tự nguyện và có trách nhiệm hơn.

Bước 4 – Sàng lọc những thứ cấp thiết

Doanh nghiệp đang gặp tình trạng chưa thể tối ưu được luồng công việc cũng như những vật dụng, 5S sẽ là phương pháp xử lý hữu hiệu. Để quá trình được diễn ra có mạng lưới hệ thống hơn, mỗi phòng ban nên nhận định và đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể cho vật dụng nào thực sự cấp thiết và cái nào cần loại bỏ để viên chức thực hiện đúng.

Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và thật sạch

5S cần sự đồng nhất và phối phù hợp với nhau, vì vậy khi triển khai mỗi phòng ban cần có sự thống nhất về phương pháp sắp xếp, nơi đặt đồ vật để mọi người đều phải sở hữu thể tìm kiếm dễ dàng.

Bước 6 – Nhận định nội bộ 5S

Những thành viên trong ban chịu trách nhiệm cho mô hình 5S sau khoản thời gian triển khai thực hiện sẽ đánh già và ghi nhận lại các vấn đề trong quá trình. Từ này sẽ biết được mặt mạnh và nhược điểm của tổ chức và đưa ra giải pháp khắc phục trong thời đoạn tới.

Đối tượng người sử dụng nên vận dụng quy trình 5S

Các doanh nghiệp các tổ chức ở mọi nghành nghề dịch vụ đều phải sở hữu thể vận dụng mô hình 5S. Khi đối chiếu với những doanh nghiệp đang xuất hiện vấn đề về việc xử lý công việc không được hiệu quả, không sắp xếp khoa học. Hay công việc không đạt ngưỡng như kỳ vọng, tốn nhiều thời kì hoàn thành. Nếu doanh nghiệp bạn đang đối mặt với một trong tình trạng đó càng nên vận dụng mô hình Kaizen để cải thiện.

Một doanh nghiệp để vận dụng Kaizen 5S hiệu quả thì những cấp quản lý, lãnh đạo và viên chức đều phải là người tham gia và phối hợp thực hiện cùng nhau. Mô hình này yên cầu sự đồng lòng của mọi người trong tổ chức bởi vì nếu người tham gia người không tham gia doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát, mạng lưới hệ thống không có sự thống nhất, nhiều sơ sót trong quá trình vận hành.

Trong mô hình này sẽ sở hữu được vài member đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tác động tới sự thành công của mô hình đó là người điều phối viên. Người này sẽ sở hữu được trách nhiệm theo dõi các nhiệm vụ được giao, duy trì mô hình và giới thiệu viên chức mới tham gia. Việc trước tiên cần làm nhất là người tham gia cần làm quen, thay đổi mindset của mình theo mô hình 5S và coi nó như thể một thói quen cho chính mình.

Nhân sự đóng vai trò gì trong 5s?

Mô hình 5S có thành công hay là không một phần lớn cũng nhờ vào nhân sự trong tổ chức doanh nghiệp. Thực chất của 5s sinh ra là nêu cao tính tập thể, do đó mọi nhân sự đều phải tham gia cùng nhau vào quá trình của mô hình này.

Khi thực hiện một mô hình nào đó cho toàn thể tổ chức thì cũng phải phải có một hàng ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra và nhận định và đánh giá tiến trình triển khai và thực hiện để biết những ưu và hạn chế cần để phát huy và khắc phục.

Phương pháp 5S phát huy tốt khi mọi người đều nắm vững và tuân thủ những quy định của nó. Để thực hiện điều này sẽ không có cách nào ngoài việc doanh nghiệp cần xây dựng Khóa học huấn luyện và hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp để đảm bảo thực hiện đúng và nâng cao hiệu quả công việc.

Các yếu tố tạo nên thành công khi tiến hành 5S

Khi doanh nghiệp thực hiện bất kì mô hình nào đi chăng nữa, nếu muốn nó thành công và hiệu quả cũng nên dựa vào những yếu tố và nguyên tắc nhất định. Khi đối chiếu với mô hình 5S và Kaizen có một số yếu tố mà bạn cần phải phải ghi nhận sau đây để mang ra các quyết định kiểm soát và điều chỉnh phù hợp:

Lãnh đạo nhất trí, tương trợ

Dù bạn có nỗ lực lập nên những kế hoạch cải thiện những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải bằng mô hình 5S nhưng bạn không thể thực hiện được nếu như cấp trên của bạn không đồng ý. Sự đồng ý và tương trợ của ban lãnh đạo doanh nghiệp rất quan trọng. Sự cam kết của lãnh đạo là kim chỉ nam giúp phương pháp 5S thành công. Từ đây, chúng ta cũng có thể vận dụng mô hình 5S một cách tốt và hiệu quả nhất.

Tiến hành Khóa học huấn luyện

Người tham gia cần phải nắm vững mới có thể thực hiện đúng. Việc doanh nghiệp tiến hành huấn luyện tốt cho viên chức của mình sẽ giúp xúc tiến mô hình tiến hành đi vào quỹ đạo và đỡ tốn sức lực lao động trong tương lai. Sau khoản thời gian huấn luyện, mỗi member, mỗi phòng ban sẽ nhận thúc và đóng góp những ý kiến hay cùng phát triển doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

Tự nguyện tham gia

Doanh nghiệp, tổ chức không thể nào mà ép buộc viên chức thực hiện nếu như họ không tự nguyện. Thay vì truyền tải theo ý bắt buộc thì doanh nghiệp nên khuyến khích và kích thích mọi người cùng thực hiện, xây dựng nhận thức của mô hình trong họ thì việc vận dụng mô hình 5S sẽ thành công dễ hơn.

Mọi người đều tham gia tự nguyện với sự hào hứng, bạn đã đoạt thêm nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Điều này còn hỗ trợ tăng sự gắn kết ý thức đồng đội giữa các viên chức với nhau hơn. Khi mọi người dân có suy nghĩ tích cực về mô hình sẽ sở hữu được sự tự giác thông qua hành động, lâu dần trở thành một thói quen.

Cải tiến mô hình 5S với tiêu chuẩn mạnh hơn

Chu trình 5S cần cải tiến qua từng thời đoạn, diễn biến liên tục, không ngừng nghỉ nghỉ. Việc này sẽ không còn bao giờ là thừa. Vốn dĩ 5s lấy con người làm trọng tâm tăng trưởng được vận dụng rất thành công trong các doanh nghiệp Nhật Bản và đang dần phổ quát ở nước ta. Những lợi ích từ 5S mang lại vô cùng lớn, nó tạo ra hiệu suất cao trong công việc và tiết kiệm ngân sách ngân sách cho doanh nghiệp đáng kể.

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5s

Mỗi một phương pháp có những đặc thù riêng biệt, bạn không thể vận dụng như nhau. Việc vận dụng quy tắc 5s vào trong doanh nghiệp một cách cứng nhắc sẽ khó mà đạt kết quả thành công. Một vài lưu ý cho doanh nghiệp khi sử dụng 5S được hiệu quả:

1. Tương trợ từ lãnh đạo: Khi đối chiếu với phương pháp 5S thì vai trò của ban lãnh đạo động vô cùng ảnh hưởng tác động đến ý thức tham gia của những viên chức của họ. Sự cam kết và tương trợ nhiệt tình của ban lãnh đạo góp phần tạo nên sự thành công của phương pháp 5S. Họ cần phải tham gia vào quá trình để nhận định và đánh giá quy trình cũng như ghi nhận phản hồi từ người tham gia khác
2. Gắn kết các phòng ban: 5S yên cầu mọi người, mọi phòng ban tham gia có mối liên hệ gắn kết với nhau. Bất kỳ nhân sự phòng ban này chuyển đến phòng ban khác cũng sẽ có thể hòa nhập tốt.
3. Tập huấn: Các Khóa học huấn luyện cần phải liên tục update theo sự thay đổi doanh nghiệp để mọi người dân có thể thích ứng và đáp ứng nhanh chóng, hạn chế được những sơ sót.
4. Nhận định: Để biết kết quả của một chiếc gì đó có đạt thành công hay là không vững chắc không thể bỏ qua bước đo lường và thống kê hiệu suất công việc thực hiện. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, nhận định và đánh giá quy trình để biết được đi tới mục tiêu còn bao xa.

Với 5s, doanh nghiệp có thể cải thiện môi trường xung quanh cũng như tạo ra văn hóa truyền thống thao tác hiệu quả, kết quả đạt được tốt hơn. Doanh nghiệp còn ngần ngại gì mà không vận dụng cho tổ chức của mình. Những thông tin LPTech cung cấp trên đây đã trả lời cho bạn về 5S là gì và quy trình thực hiện 5S cho doanh nghiệp được hiệu quả.