Project Charter là gì? Bất kể dự án nào cũng xuất hiện những tài liệu quan trọng để phục vụ quá trình thao tác làm việc, do đó việc cần đến Project Charter là vô cùng quan trọng. Nếu Anh/chị là người nắm giữ những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, là người chịu trách nhiệm thực hiện các dự án, thì hẳn không thực sự xa lạ với thuật ngữ này.

Project Charter – Hiến chương dự án

Project Charter là gì? Điều lệ dự án là gì? Hiến chương dự án là gì?

Project Charter là gì? Được nghe biết là bản tuyên ngôn dự án, hoặc có thể gọi là giấy khai sinh dự án, ngoài ra nó còn mang tên gọi khác là “Project Definition Doc”, là tài liệu quan trọng nhất lúc mở màn dự án. Tài liệu này còn có nhiệm vụ, chức năng xác nhận sự tồn tại của một dự án, có thể ví như “giấy khai sinh”, lưu lại sự ra đời của một dự án.

Project Charter (có thể dịch là Hiến chương dự án hoặc Điều lệ dự án) là tài liệu do người khởi xướng dự án (project initiator) hoặc nhà tài trợ (sponsor) phát hành chính thức được chấp nhận sự tồn tại của một dự án và cung cấp cho tất cả những người giám đốc dự án (project manager) quyền ứng dụng các nguồn lực tổ chức vào những hoạt động sinh hoạt của dự án.

Ở một số doanh nghiệp ở Việt Nam, Project Charter có thể được gọi là Hiến chương dự án, hoặc Điều lệ dự án, hoặc Tờ trình, hoặc Tờ trình chủ trương, hoặc Giải trình khả thi, … Cho dù tên gọi là gì thì Project Charter phải thể hiện được 2 yếu tố cốt lõi là (1) xác nhận có một dự án tồn tại và (2) trao quyền cho giám đốc dự án để dẫn dắt lãnh đạo dự án đó.

Khi nào tài liệu Project Charter có hiệu lực?

Nói một cách dễ hiểu, một dự án có hiệu lực khi nhà tài trợ/nhà bảo trợ ký vào tài liệu Project Charter này.

Xem thêm: Vai trò của Nhà tài trợ/Người khởi xướng dự án

Project Charter do ai soạn thảo?

Thông thường, để soạn thảo ra tài liệu Project Charter này, giám đốc dự án (Project Manager) hoặc quản lý cấp cao, Nhà tài trợ, Người khởi xướng sẽ phải ngồi lại họp để cho ra một file tài liệu cuối cùng để lấy nhà tài trợ hoặc khách hàng ký để sở hữu thể phát động dự án.

Project Charter (Điều lệ dự án) nên do giám đốc dự án soạn thảo. Nếu khả thi, một giám đốc dự án được xác định và phân công sớm, tốt nhất là trong lúc Điều lệ dự án đang rất được phát triển và xoành xoạch trước lúc mở màn lập kế hoạch. Điều lệ dự án có thể được phát triển bởi nhà tài trợ hoặc giám đốc dự án phối phù hợp với đơn vị khởi xướng. Sự hợp tác này được chấp nhận giám đốc dự án nắm rõ hơn về mục tiêu, mục tiêu và lợi ích dự kiến của dự án. Sự hiểu biết này sẽ được chấp nhận phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho những hoạt động sinh hoạt của dự án. Điều lệ dự án cung cấp cho giám đốc dự án quyền hạn để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án.

Tuy nhiên không phải lúc nào cũng xuất hiện thể xác định được giám đốc dự án lúc khởi xướng dự án. Nếu chưa xác định được giám đốc dự án ở thời khắc khởi tạo dự án thì người khởi xướng dự án và/hoặc nhà tài trợ sẽ soạn thảo Project Charter. Sau khoản thời gian Project Charter được phê duyệt thì sẽ trao quyền cho giám đốc dự án (được chỉ định từ trong nội bộ đơn vị, hoặc thuê tuyển mới từ phía ngoài) để triển khai dự án.

Trưởng dự án sẽ là người soạn thảo Project Charter

Nội dung của Project Charter là gì?

Nội dung của Project Charter là gì? Là nội dung để ghi lại thông tin cấp cao cốt yếu nhất về dự án và về sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà dự án dự kiến đáp ứng, như:

• Mục tiêu dự án
• Mục tiêu dự án có thể thống kê giám sát và các tiêu chí thành công liên quan
• Yêu cầu tổng thể
• Mô tả dự án tổng thể, ranh giới và giao phẩm chính
• Rủi ro tổng thể của dự án
• Tóm tắt cột mốc tiến độ
• Nguồn tài chính được phê duyệt trước
• List các bên liên quan chính
• Yêu cầu phê duyệt dự án (tức là, điều gì tạo nên thành công của dự án, ai quyết định dự án thành công và ai ký vào dự án);
• Tiêu chí thoát khỏi dự án (tức là, các điều kiện kèm theo cần đáp ứng để đóng hoặc hủy dự án hoặc thời đoạn)
• Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền
• Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ hoặc người mà sẽ ủy quyền hiến chương dự án.

Ở Lever cao, điều lệ dự án đảm bảo sự hiểu biết chung của tương đối nhiều bên liên quan về các giao phẩm chính, các mốc quan trọng và vai trò và trách nhiệm của mọi người tham gia dự án.

Vai trò của Project Charter là gì?

Một Project Charter sẽ sở hữu được những keyword gồm những thông tin tổng quan, sơ lược về dự án. Nó sẽ đi từ sơ lược đến tổng thể. Bởi vậy, để một dự án được vận hành, thì việc làm Project Charter là điều cấp thiết.

Khi đã xây dựng Project Charter, anh/chị sẽ dễ dàng triển khai các bước tiếp theo, gồm có: quản lý yêu cầu dự án, quản lý phạm vi, quản lý tiến độ, quản lý ngân sách,…

Một bản Project Charter rút gọn không thể thiếu các nội dung cấp cao (high level) sau: phạm vi dự án cấp cao, tổng ngân sách dự trù, các cột mốc tiến độ dự án, đặc tính kỹ thuật,…

Thông thường một bản Project Charter không thực sự 2 trang A4 là có thể chứa đựng đủ các thông tin.

Điều lệ dự án thiết lập quan hệ đối tác giữa tổ chức thực hiện và tổ chức yêu cầu

Trong trường hợp của tương đối nhiều dự án phía ngoài, một hợp đồng chính thức thường là cách ưa thích để thiết lập một thỏa thuận hợp tác; ví dụ nhà thầu xây dựng ABC nhận hợp đồng thi công xây dựng nhà máy sản xuất cho chủ góp vốn đầu tư XYZ thì hợp đồng ký kết giữa ABC và XYZ đây là 1 lý do để tồn tại một dự án (Project Charter) của nhà thầu xây dựng ABC. Khi đó:

– Chủ góp vốn đầu tư XYZ có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ để ngày càng tăng Thị Phần), và sponsor cho dự án này đây là các sếp của đơn vị XYZ.

– Nhà thầu ABC có một vài lý do cụ thể để triển khai dự án của họ (ví dụ để sở hữu lợi nhuận, hoặc có tên tuổi), và sponsor cho dự án của nhà thầu ABC đây là các sếp của đơn vị ABC. Lưu ý rằng các sếp của chủ góp vốn đầu tư XYZ KHÔNG phải là sponsor của dự án của đơn vị ABC, mà người ta chỉ là các bên liên quan quan trọng (Key Stakeholder) trong dự án của đơn vị ABC.

Một điều lệ dự án vẫn có thể được sử dụng để thiết lập các thỏa thuận hợp tác nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo việc chuyển giao đúng theo hợp đồng; ví dụ phòng Hành chính nhân sự yêu cầu và được phòng IT triển khai dự án xây dựng bảng chấm công viên chức.

Điều lệ dự án được phê duyệt chính thức khởi xướng dự án và xác nhận có một dự án tồn tại.

Ai là người khởi xướng dự án?

Các dự án được khởi xướng bởi một thực thể phía ngoài dự án như nhà tài trợ, văn phòng quản lý dự án PMO, hoặc văn phòng quản lý lớp học (PgMO), hoặc chủ toạ cơ quan quản lý danh mục hoặc thay mặt được ủy quyền. Người khởi xướng dự án hoặc nhà tài trợ nên ở một cấp bậc phù hợp để sở hữu thể đảm bảo việc cấp vốn và cam kết các nguồn lực cho dự án. Các dự án được mở màn do nhu cầu kinh doanh nội bộ hoặc ảnh hưởng tác động phía ngoài. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng tác động này thường kích hoạt việc tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, trường hợp kinh doanh hoặc mô tả về tình huống mà dự án sẽ giải quyết và xử lý. Khởi xướng một dự án xác nhận sự liên kết của dự án với chiến lược và công việc vận hành đang diễn ra của tổ chức/đơn vị.

Hướng dẫn viết Project Charter cơ bản

Một bản Project Charter cơ bản sẽ gồm những phần sau:

Hướng dẫn làm Project Charter cơ bản

– tin tức chung: Tên dự án, địa chỉ, chủ góp vốn đầu tư, mô tả dự án,…

– Mục tiêu của dự án.

– Yêu cầu khi đối chiếu với dự án.

– Lợi ích của dự án.

– Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án.

– Các rủi ro chính (giả thiết – phụ thuộc).

– Các mốc đánh giá và thẩm định.

– Nguồn tài chính được phê duyệt trước

– Các đơn vị tham gia chính.

– Yêu cầu phê duyệt dự án

– Vai trò, trách nhiệm của tương đối nhiều đơn vị tham gia dự án.

– Giám đốc dự án được giao, trách nhiệm và cấp thẩm quyền

– Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ hoặc người mà sẽ ủy quyền hiến chương dự án

Lưu ý:

• Nội dung của Project Charter không nên quá 2 trang A4.
• Project Charter sẽ tiến hành lập ra bởi Trưởng dự án hoặc trưởng nhóm dự án. Bởi họ là những người dân trực tiếp thực hiện dự án, họ có tri thức, có kinh nghiệm triển khai dự án. Tài liệu do họ viết ra sẽ sở hữu được sức nặng, sức thuyết phục hơn, có thể làm cho những nhà tài trợ hài lòng với dự án.
• Tài liệu này sẽ tiến hành ký duyệt bởi nhà tài trợ hoặc Quản lý thời thượng phía nhà tài trợ. Tuy nhiên, đa phần là quản lý cấp cao sẽ ký vào tài liệu bởi họ là những người dân tham gia trực tiếp vào dự án, theo dõi tiến độ dự án hàng ngày.

Lợi ích của Project Charter là gì?

Với việc lập ra Project Charter, sẽ được chấp nhận các nhà quản lý có thể xác thực quyền hạn cho giám đốc dự án để thực hiện dự án cũng như dễ dàng theo dõi tiến trình của dự án.

Hơn nữa, tài liệu này cung cấp một liên kết trực tiếp giữa dự án và các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án và thể hiện cam kết của tổ chức khi đối chiếu với dự án. Đây đây là lợi ích rất tốt của Project Charter, nhằm giảm thiểu những xung đột và thay đổi không cấp thiết sau này.

Xem thêm

PMP GUIDE – HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP NGAY LẦN THI ĐẦU TIÊN VỚI KẾT QUẢ TỐI ĐA

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP

Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager

Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor

What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?

LỊCH KHAI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI ATOHA