Tự phục vụ cho viên chức (ESS – Employee self-service) là một công nghệ quản lý nhân sự được sử dụng rộng rãi được chấp nhận viên chức thực hiện nhiều chức năng liên quan đến công việc, như update thông tin thành viên và truy cập thông tin lợi ích của tổ chức. Những công việc này trước kia chủ yếu dựa trên sách vở và giấy tờ, hoặc nếu không sẽ tiến hành duy trì bởi quản lý hoặc viên chức hành chính.

Tự phục vụ cho viên chức là một cổng thông tin tự phục vụ, là một phần của phần mềm nhân sự mà tất cả viên chức của bạn có quyền truy cập, không chỉ các Chuyên Viên nhân sự. Viên chức có thể truy cập vào bảng lương, lộ trình và thông tin lợi ích của họ, update thông tin cụ thể chi tiết của riêng họ và hơn thế nữa.

Tự phục vụ cho viên chức

Đặc điểm chung của khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức

Hồ hết các khối hệ thống tự phục vụ của viên chức được chấp nhận viên chức thay đổi thông tin thành viên như địa chỉ, thông tin liên hệ và thông tin nhà băng mặc dù có thể cần phê duyệt. Một số khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức cũng được chấp nhận viên chức xem thông tin lập lịch và bảng lương. Ngay cả những khối hệ thống tự phục vụ thô sơ nhất thường được chấp nhận viên chức gửi yêu cầu nghỉ phép và được chấp nhận người quản lý phê duyệt các yêu cầu này.

Lợi ích khi sử dụng khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức

Có rất nhiều lợi ích khi được chấp nhận viên chức truy cập trực tiếp các thông tin liên quan. Lợi ích trước nhất là nó phóng thích thời kì của khá nhiều Chuyên Viên nhân sự khỏi phải tìm kiếm những thứ này một cách thủ công cho từng yêu cầu của viên chức. Ngoài ra tự phục vụ cho viên chức còn tồn tại những lợi ích khác ví như::

• Được chấp nhận viên chức có quyền truy cập trực tiếp có tức thị họ có nhiều khả năng xem lại thông tin và sửa bất luận điều gì mà thiếu sót hoặc lỗi.
• Các cổng thông tin này còn có thể được tùy chỉnh để rút tài liệu từ nhiều nguồn, được chấp nhận viên chức tìm kiếm thông tin về lương, thông tin chính sách, thông tin phát triển, thông tin huấn luyện và nhiều hơn nữa ở trong cùng một nơi.
• Viên chức có thể cảm thấy hài lòng với công việc hơn nếu họ cảm thấy họ có quyền kiểm soát nhiều hơn và dễ dàng truy cập vào loại thông tin liên quan.
• Viên chức có thể truy cập khối hệ thống bất luận lúc nào mà không phải mong đợi ai đó sẵn sàng viện trợ.
• Được chấp nhận viên chức truy cập trực tiếp để in hồ sơ của chính họ có thể cắt giảm ngân sách cho tất cả những người sử dụng lao động. Điều này là vì chỉ những viên chức thực sự coi trọng và cần bản sao giấy sẽ sở hữu được xu hướng in nó, do đó tiết kiệm chi phí ngân sách in ấn và phân phối.

Lợi ích của khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức

Nhược điểm khi sử dụng ESS

Tất nhiên, cũng tồn tại một số nhược điểm tiềm năng khi sử dụng khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức như::

• Để thực sự tích hợp nhiều nền tảng như được mô tả ở trên, nó có thể là thử thách về mặt công nghệ, đặc biệt quan trọng nếu tất cả thông tin tới từ các địa điểm khác nhau.
• Với rất nhiều khía cạnh khác nhau của khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức, việc huấn luyện có thể mạnh hơn một số loại phần mềm nhân sự khác, ngay cả những lúc mỗi phần tương đối đơn giản.
• Tất cả những khối hệ thống vẫn cần phải được bảo trì. Điều này tất nhiên xoành xoạch đúng, nhưng hơn bao giờ hết nếu viên chức sẽ mong đợi thông tin xác thực và update 100% mọi lúc. Điều này còn có thể có tức thị gánh nặng hành chính bổ sung.

Cần phải bảo trì khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức

Xác định có nên ứng dụng khối hệ thống tự phục vụ cho viên chức

Các tập đoàn lớn trong hồ hết mọi ngành công nghiệp đều phải sở hữu thể hưởng lợi từ việc tự phục vụ của viên chức. Các tổ chức vừa và nhỏ trong một số ngành công nghiệp cũng tồn tại thể được hưởng lợi từ khối hệ thống này. Tuy nhiên, trước lúc góp vốn đầu tư vào các phần mềm nhân sự, cổng thông tin để được chấp nhận các tùy chọn tự phục vụ, các tổ chức nên cân nhắc những ưu và nhược điểm và tiến hành cả nghiên cứu bên trong và bên phía ngoài.