Fredmund Malik và Peter Drucker

Trang chủ » Fredmund Malik và Peter Drucker » Khi Công nghệ 4.0 gặp Tổ chức 2.0 (P2)

Khi Công nghệ 4.0 gặp Tổ chức 2.0 (P2)

30/06/2017

Trong Cuộc Chuyển đổi Thế kỉ 21, số hóa là một trong những động lực mãnh mẽ nhất. Công nghiệp 4.0, Dữ liệu Thông minh, sự thống trị của hệ thống công nghệ thông tin, sử dụng ưu thế đám đông và ngay cả tội phạm mạng đã tạo ra những rủi ro lớn về hệ thống, mất kiểm soát do thiếu minh bạch và sự phức hợp, những điều này đã khiến các giám đốc điều hành gặp khó khăn.

TS. Hà Huy Tuấn - Phó Chủ tịch Ủy ban Giám sát Tài chính Quốc gia, trả lời phỏng vấn của Vietnam Report về những vấn đề mà Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang đặt ra cho quản lí ở Việt Nam: "Có thể nói cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang đặt ra nhiều vấn đề khá toàn diện và sâu sắc cho tất cả các cấp quản lí ở nước ta, từ cấp chính quyền trung ương đến chính quyền địa phương đồng thời cả ở cơ sở và các loại hình doanh nghiệp. Còn những vấn đề quản lí mà cuộc Cách mạng Công nghiệp này tác động bao gồm từ khâu tổ chức – bộ máy, đào tạo – sử dụng nguồn nhân lực đến nội dung – phương thức, quy trình và công cụ quản lí".

Nhân dịp bàn về chủ đề công nghệ và quản lí, Vietnam Report trân trọng giới thiệu bài viết của GS. Fredmund Malik, chuyên gia có ảnh hưởng hàng đầu thế giới về lãnh đạo và quản lí, nhà tư tưởng của lí thuyết chuyển đổi vĩ đại thế kỉ 21. Cùng với GS. Peter Drucker, cả hai được coi là những nhà tư tưởng và thực hành quản trị nổi tiếng nhất trong thời đại ngày nay. 

Điều gì khiến cho một tổ chức trong thế giới mới này hoạt động khả thi và mạnh mẽ?

Cách tiếp cận theo điều khiển học xác định bản sắc của một tổ chức mà phát triển vượt khỏi xung đột liên tục với môi trường. Mục đích hay nhiệm vụ của tổ chức là gì? Bản sắc của tổ chức, nếu so sánh với mục tiêu hoặc nhiệm vụ của nó, cần phải được xác định nhiều hơn ba, bốn năm một lần.

Điều này dẫn tới sự chuyển đổi quyền lực: Chúng ta sẽ học cách coi trọng việc đóng góp mà không phải nó đứng đầu mà bởi vì trong thời gian này chưa có bộ lọc ưu tiên, mặc dù đã có nhận dạng về mô hình và lắng nghe tốt.

Việc hình thành các đám đông phê bình và liên minh chống khủng hoảng đem đến phương diện mới: Các xu hướng dần trở nên dễ đoán hơn. Những phương pháp dựa trên việc “thử và sai” sẽ ủng hộ cho quyết định của chúng ta. Vì vậy nó dần trở nên rõ ràng rằng các nhà quản lý cần thay đổi chế độ để kết hợp các tuyên bố ý định, thay vì hướng dẫn và đợi phản ứng.

Một tiêu chuẩn về khả năng tồn tại là khả năng tự chữa lành (tự sửa chữa), tức là các điểm cảm biến phải được thiết lập tại các điểm trọng yếu và những người điều hành cần phải biết các giải pháp thích hợp cho các vấn đề, hoặc những người mà làm việc tự tin và linh hoạt phải được bổ nhiệm. Những điểm này sẽ xuất hiện trong các mô hình kinh doanh mới trong ngành Công nghiệp 4.0. Tuy chúng chưa ở đây ngay lúc này. Nhưng những kĩ năng cần thiết để đạt được là khả năng hoạch định tiên quyết, khả năng phục hồi và sự chú ý trong lãnh đạo.

Liệu tôi đã có kĩ năng này trong công việc kinh doanh của mình chưa? Tôi đã đặt giá trị vào nó chưa? Thường thì mọi người được khuyên trong thời đại Quản lý Sản xuất tinh gọn (Lean management)1 nên quên đi rằng các yếu tố dư thừa (dư thừa của kiểm soát) là một khái niệm điều khiển học về rủi ro. Kể cả ngay sau vụ tấn công của hacker, Sony vẫn có thể hoạt động với giấy, bút và gửi tin nhắn qua fax. Danh mục của các vị trí hậu thuẫn khiến cho hệ thống xã hội trở nên có khả thi và ít có xu hướng thất bại hơn, nói cách khác là có khả năng phục hồi. Không có giải pháp tiêu chuẩn duy nhất để thực hiện dự phòng có hiệu quả. Câu hỏi chỉ có thể được trả lời trong bối cảnh mô hình kinh doanh.

Mọi thứ ngày càng trở nên rõ ràng: cách thức quản lý dạng chức năng không tin vào cách tổ chức chức kiểu đồng hồ, nhưng để lại cho công ty một hệ thống xã hội và hiệu quả; và theo cách mà nó có thể đối phó một cách đầy đủ với các cú sốc từ sự tương tác của sự phức tạp cao của môi trường và hệ thống. Loại hình quản lý rủi ro này không phải mới. Đây là tiêu chuẩn cho các quyết định quản lý trong chương trình Galileo; nó là mới đối với những người đối phó với cuộc khủng hoảng ngân hàng. Khoa học và khoa học xã hội và nhân văn có thể học hỏi nhiều điều từ nhau. Chúng ta phải bắt đầu muốn học hỏi.

Nếu mọi người, bất cứ lúc nào, đồng thiết kế và đồng phát triển, thì nó sẽ giúp hiểu được mức độ thay đổi mà một công ty có thể chịu đựng, mà không làm mất đi bản sắc và tầm nhìn. Việc quản lý của quá trình cách tân có thể trở thành một xương sống của tổ chức. Trong một thế giới kinh doanh thông minh, quản lý nhằm mục tiêu vào các tác nhân kích thích, sự phức hợp tự tổ chức của các tổ chức ảo và cho phép các lựa chọn thay thế bao gồm các chi tiết tổ chức thay vì mọi tình huống có thể xảy ra trong hệ thống.

Điều gì khiến cho một tổ chức trong thế giới mới này hoạt động khả thi và mạnh mẽ?

Điều gì khiến cho một tổ chức trong thế giới mới này hoạt động khả thi và mạnh mẽ. Nguồn: Internet.

Vai trò của người điều hành? Quản lý mà không bị kiểm soát quá mức và không có sự can thiệp thường trực

Lý tưởng nhất là quản trị bao gồm các công việc tổ chức nhưng không có sự can thiệp thường trực. Quản trị là thiết kế của mô hình kiểm soát. Theo một định nghĩa, quản trị là “nhờ sự đồng thuận cú pháp cho giảm thiểu sự mơ hồ thông qua các hành động phụ thuộc lẫn nhau” (Weick 1985).

Với sự hiểu biết này, ban lãnh đạo tự quản lý để thiết lập cấu trúc quản lý mà bắt buộc phải quan sát cách giải quyết sự phức tạp của họ (ibid). Đối với điều này, tôi phải quản lý những điều cần thiết và nhận được những phản hồi một cách có hệ thống. Yếu tố trung tâm là chất lượng của thông tin và các chỉ số thích hợp để đánh giá hoạt động của hệ thống. Lưu ý về khả năng chịu lỗi, hiệu quả và độ dư thừa của thông tin làm tăng giả định cho rằng hệ thống có khả năng chống nhiễu tốt hơn.

Các thuật ngữ như Trusted Zones giải thích tầm quan trọng của sự tin cậy so với sự kiểm soát. Thay vì từ chối các mối quan hệ tin tưởng, Thế giới Doanh nghiệp Thông minh sử dụng chúng, và sự vắng mặt của sự tự tin nghĩa là thiếu đi mô hình kinh doanh. Phân tích mạng xã hội cho thấy, mạng lưới việc làm, truyền thông không chính thức và các mạng lưới truyền tải kiến thức trong các tổ chức cá nhân, cũng như trong các mạng, hoạt động không phụ thuộc vào sự kiểm soát. Wikipedia, Facebook và Linkedln không còn là những ví dụ chế giễu. Điều này tôi phải chấp nhận và có thể sử dụng nó ở giai đoạn sau. Các hệ thống tổ chức trong Thế giới Kinh doanh Thông minh dựa trên sự chấp nhận các quy tắc, quy định và quản lý. Peter F. Drucker đã dành rất nhiều thời gian quan sát các tổ chức tự do. Và từ đó, thấy được các vấn đề chính trong quản lý:

1. Quản trị – Các quy tắc nào được thiết lập và chú ý đến?

2. Tuân thủ – Các quy tắc được tuân thủ như thế nào? Làm thế nào để tôi biết rằng nó không hoạt động như vậy? Làm thế nào để đánh giá sự khác biệt?

3. Cam kết với mục đích/sứ mệnh – Loại hợp tác nào có thể được sử dụng cho mục đích kinh doanh?

4. Sự phù hợp của các chiến lược – Những mục tiêu nào cần có những hình thức hợp tác và sự nhất quán nhất định với các mục tiêu cá nhân?

5. Nhiệm vụ – Làm thế nào để tôi có thể đóng góp cho tổng thể và từ đó hoàn thành mục tiêu của tôi? Tôi phải nhận thức đến mức độ nào về môi trường luôn thay đổi, ví dụ sự thay đổi trong chiến lược đổi mới hoặc các chiến lược không phù hợp trong tổ chức?

6. Giao tiếp – Làm thể nào để tôi thu thập được các thông tin có liên quan? Tôi chuyển thông tin này tới ai, khi nào và bằng cách nào? Thông tin có quan trọng đối với các bên liên quan để có thể đạt được mục tiêu và mục đích của họ?

Trong bối cảnh này, trách nhiệm chính của quản lý là đảm bảo rằng việc sử dụng các mạng lưới (cả trong và ngoài) được dựa trên nhu cầu cách tân của các công ty cạnh tranh toàn cầu. Chính vì vậy, vai trò của quản lý là tạo ra mục đích và chiến lược cụ thể, xác định việc thực hiện/thi hành với sự trợ giúp của các bên liên quan. Các vấn đề chính cần được giải quyết là: Khi nào chúng ta cần cởi mở với các ý tưởng sáng chế còn khi nào cần phải hạn chế (do lo ngại về các vấn đề trách nhiệm pháp lý và sự an toàn)? Chúng ta có thể cho phép tự quản ở đâu và cần chuỗi lệnh truyền thống ở đâu?

Rõ ràng trong thế giới kinh doanh hiện đại và thông minh, ngày càng nhiều quyết định được đưa ra và ra một cách thường xuyên hơn. Vậy quyết định có phải luôn là phần thiết yếu của lãnh đạo?

Tóm tắt: Có bất kỳ yếu tố thành công nào không?

Chúng ta không thể nào tự nhận thức được Internet. Thật không may, Logic mờ (Fuzzy Logic) rất khó hình dung. Các tổ chức truyền thống thường mô tả bằng đồ họa vì trách nhiệm giải trình và pháp lý. Sơ đồ tổ chức đem đến cái nhìn tổng quan về chuỗi lệnh và quyền hạn; các biểu đồ chức năng cho thấy chủ đề hợp tác nào cần được thực hiện, làm thế nào nó được thi hành, trường hợp nào thì cần khởi xướng, thay đổi và quyết định các thủ tục hiện có. Đây là sai lầm trong các hệ thống.

Trên tất cả, Thế giới Kinh doanh Thông minh cần tài liệu, cần kiểm soát các vai trò và cấu trúc ra quyết định. Hệ thống phải được mô tả như là hệ thống. Trong các hệ sinh thái kĩ thuật số, những giải pháp thay thế tổ chức cho các nhà máy điện ảo về các cách thức thay thế tổ chức, các phân tích độ nhạy, các tình huống và cấu trúc tương tác, các đường dẫn quan trọng được hiển thị. Các quyết định được kiểm tra dựa trên cơ sở tương tác của từng biến số. Chúng ta cần các đại diện khác và phải tạo điều kiện cũng như chuẩn hóa chúng.

Quản lý tốt trong Thế giới Kinh doanh Thông minh trước hết đòi hỏi sự phân biệt về khả năng phản ánh những tình huống quản lý và hiểu biết về các cơ hội của CNTT và truyền thông.

Các tổ chức ảo dựa trên các chiến lược phải liên kết với số lượng lớn các cá nhân then chốt trong việc xây dựng một hệ thống quản lý thích hợp với các quy tắc quản trị để lãnh đạo và hợp tác, từ đó xây dựng niềm tin và thúc đẩy tính mạnh mẽ và khả năng chịu lỗi.

Mục đích và chiến lược của mạng lưới cần phải được làm minh bạch, bởi vì sự rõ ràng về tính phụ thuộc giữa các chủ đề nội bộ và bên ngoài tạo ra (tự tổ chức) sự chấp thuận của các quyết định.

Cần phải chỉ ra những lời biện luận đáng tin cậy với tính cởi mở và gắn kết (An toàn và An ninh). Người quản lý không thể cai trị bằng quyền lực và sức mạnh. Trong Thế giới Kinh doanh Thông minh, cần phải xem xem quyền lực của họ có được chấp thuận hay không. Điều này sẽ tạo ra sự khác biệt.

Quá trình xây dựng đồng thuận và hợp thức hóa vai trò không thể bị chấm dứt. Lúc nào cũng vậy, mọi đối tác trong hoặc ngoài nước phải luôn đổi mới, cách tân, cũng như tạo lập và tự khẳng định mình sao cho phù hợp với những thách thức chiến lược. Cam kết – để tuân thủ hệ thống điều tiết tự tạo và giải quyết xung đột một cách có tính xây dựng – là ảnh hưởng phụ của những tương tác sâu rộng trong quá trình thực hiện chiến lược và phát triển các quy tắc quản trị.

Tất cả những điều này đòi hỏi sự thay đổi quan điểm và suy nghĩ lại những vấn đề liên quan đến kiến thức của khả năng ICT. Do đó, cần phải xem xét kỹ lưỡng kỹ năng của những người điều hành đã đẩy nhanh các nhiệm vụ chuyển đổi, xác định chiến lược trong các tổ chức ảo và cách thức triển khai của họ.

* Lean management1: Sản xuất tinh gọn hay sản xuất tiết kiệm là một trong những phương pháp quản trị hiện đại nhằm tinh gọn hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Hà Thủy

Lược dịch và biên tập theo bài nghiên cứu của GS. Fredmund Malik

 

  


Bình Luận (0)



Gửi bình luận

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

;

Văn bản gốc


;